Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en una organización, luego en conjunto con otros miembros de la organización hacer notar los problemas.

Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información.

La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase, en esta etapa se deberá descubrir lo que la organización intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la organización para alcanzar sus metas.

Determinación de los requerimientos de información.

Esto se hace a partir de los usuarios particularmente involucrados, para determinar los requerimientos de información dentro de una organización pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el estudio de los datos y formas usadas par la organización, la entrevista, los cuestionarios; la observación de la conducta de quien tomo la decisiones, así como de su ambiente..

En esta etapa se hace todo lo posible por identificar qué información requiere el usuario para desempeñar sus tareas.

•          Análisis de las necesidades del sistema.

Durante esta etapa se analizan las necesidades propias del sistema, para ello existen herramientas y técnicas diseñadas para tal fin, estas incluyen entre otras el uso de los diagramas de flujo de datos que cuentan con una técnica estructurada para representar en forma gráfica la entrada de datos a la organización, los procesos y la salida de información.

Durante esta etapa, también se analizan las decisiones estructuradas por realizar, que son decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas de acción podrán determinarse.

A estas alturas del ciclo de desarrollo del sistema, se prepara una propuesta del análisis, que resume todo lo que se ha encontrado, se presenta un análisis costo/beneficio de las alternativas y se plantean las recomendaciones de lo que deberá realizarse .

•          Diseño del sistema recomendado.

En esta etapa se usa la información recolectada con anterioridad y se elabora el diseño lógico de sistemas de información, se diseña también procedimiento precisos de captura de datos, con la finalidad de que los datos que se introducen en el sistema de información, sean los correctos.

Una parte del diseño lógico del sistema de información es el diseño de la interfaz con el usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, y evidentemente, es de suma importancia.

Esta etapa también incluye el diseño de los archivos o la base de datos que almacenará aquellos datos requeridos por quien toma las decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es fundamental para cualquier sistema de información.

•          Desarrollo y documentación del software.

Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi.Schneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo es aquí donde se transmite al programador los requerimientos de programación.

•          Pruebas y mantenimiento del sistema.

Todo sistema de información debe probarse antes de ser utilizado, ya que el costo es menor si se detectan los problemas antes de que entre en funcionamiento. En un principio, se hace una serie de pruebas, con datos tipo, para identificar las posibles fallas del sistema, más adelante, se utilizarán los datos del sistema real.

•          Implantación y evaluación del sistema.

Esta es la última etapa del desarrollo del sistema, esto incluye el adiestramiento que el usuario requerirá.

Aunque la evaluación del sistema se plantea como parte integrante de la última etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas; realmente la evaluación toma parte de cada una de las etapas.

Uno de los criterios fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema desarrollado.

Pare que se puedan analizar y diseñar sistemas adecuados de información se necesita entender la organización para la cual se va a diseñar, pues la forma que tomen los sistemas dependerá, en gran medida de la influencia de tres de sus principios organizacionales, estos son: niveles de administración, el diseño de las organizaciones y un grupo de factores influyentes.

Los ambientes y contextos actuales requieren de complejas interpretaciones de las informaciones generadas desde diversos puntos, especialmente desde los sistemas de computación. Esta variedad de información es necesaria para explicar, descifrar y predecir la falta de certeza y la poca predictibilidad de eventos futuros. No obstante, la información generada desde diversos puntos no tiene valor si no cuenta con el soporte y la capacidad de un individuo claramente insertado en la organización en la cual se desenvuelve.

El conocimiento dentro de la organización es la información procesada que sirve para tomar decisiones organizacionales efectivas. De tal manera que la adquisición de información debe estar al servicio de las necesidades de conocimiento (Nasseri, 1998). El conocimiento organizacional, incluye las habilidades, educación, experiencia, valores, destrezas sociales que hacen más efectiva la organización.

La organización con su visión y misión, objetivos y características, estructura y contextos, y personas y grupo le da forma a la información y la transforma en conocimiento. En este sentido el conocimiento es la información que los usuarios de la organización usan en un contexto determinado con el propósito de mover a la organización en la dirección deseada.

El conocimiento y la información dentro del contexto de Gerencia del Conocimiento están íntimamente relacionados, no obstante, son diferentes. La información considera que el elemento fundamental es el sistema tecnológico que guía su uso dentro de la organización, considerando a los individuos como procesadores pasivos que implementan las mejores estrategias derivadas de la base de datos y experiencias almacenadas en las mismas.

El conocimiento, en contraste, considera que el ser humano es el elemento clave al estar constantemente imbuido en el proceso activo de evaluar la información derivada y obtenida de los sistemas de información (Malhotra, 1998).

La Gerencia del Conocimiento tiene que ver de acuerdo a Fernández (1998) con la determinación de lo que la organización sabe, como aplica lo que sabe para ser más eficiente, y cuan rápido puede aprehender cosas nuevas que le permitan permanecer competitiva en contextos cambiantes. Una simplificación de esta definición incluiría dentro de la gerencia del Conocimiento los procesos, técnicas y estrategias para hacer uso adecuado del conocimiento con el fin de desarrollar la misión, y los objetivos organizacionales.

 La toma de decisiones efectiva está íntimamente relacionada con el conocimiento que se tenga de la situación o problema sobre el cual se va a decidir. Una decisión es una alternativa que puede resolver un problema, es un curso de acción factible que puede cerrar una discrepancia entre lo que es y lo que debe ser.

En este sentido la decisión adecuada es aquella que reduce al mínimo la brecha entre las percepciones de los individuos involucrados en la situación. Vista de esta manera la información y el conocimiento son fundamentales para la toma de decisiones y de allí la importancia de que el diseño del sistema de información se adapte a las características propias de cada organización.